Teamassistenz / Mitarbeiter Empfang (m/w/d) in TZ oder VZ, befr. auf 2 J.

Stuttgart, Deutschland
Voll- oder Teilzeit
Befristeter Vertrag
Mit Berufserfahrung
ab sofort

Willkommen an Bord

pilot ist als inhabergeführte und unabhängige Agenturgruppe für moderne Markenkommunikation in allen Gewässern der klassischen und digitalen Medien zu Hause.
Wir bieten Media, Forschung, Kreation und Technologie aus einer Hand und nutzen gekonnt die ganze Medienvielfalt. Dabei finden wir für unsere Kunden innovative Wege, um sie erfolgreich in die Zukunft zu lotsen.

Unsere gesamte Crew macht ihre Sache ausgezeichnet. Mit viel Kompetenz, großer Leidenschaft und mit ganz besonderem Spirit. Bei uns an Bord geht es durch und durch familiär zu - und immer fair. Jeder von uns kann sich frei entfalten und wird zudem gezielt gefördert.

Das gibt jedem von uns und allen zusammen Fahrtwind - mit wachsendem Erfolg. pilot ist klar auf Expansionskurs.
Deshalb brauchen wir Verstärkung und deshalb suchen wir DICH!

Das erwartet dich bei uns:

Du verantwortest in Teilzeit (ca. 30 Stunden) oder Vollzeit reibungslose & effiziente Abläufe des Office Managements (Post, Telefonzentrale, Korrespondenz, Büromaterial, Reisekostenabrechnung, Koordination Gebäudemanagement sowie IT-Infrastruktur, etc.)
Du begrüßt und betreust unsere Gäste und bist unser Aushängeschild der Firma
Du bist der „Feelgood-Manager“ für unser Stuttgarter Beratungsteam und die Kommunikationsschnittstelle zwischen Standortleitung, Team und externen Partnern
Du hast Spaß daran, Reisen, Workshops und Events zu organisieren und übernimmst gerne kleine Projekte
Du organisierst Meetings für das Team und bereitest die Konferenzräume entsprechend vor
Du unterstützt bei administrativen und organisatorischen Aufgabenstellungen
Du arbeitest eng mit den Assistenzen der anderen pilot-Standorte zusammen
Die Pflege von Datenbanken (wie z.B. Kontaktdaten) ist für dich kein Problem
Durch deine umsichtige Art stellst du sicher, dass sich alle Mitarbeiter und Pflanzen am Standort wohlfühlen und trägst deinen Teil zu einer guten Arbeitsatmosphäre und tollen Arbeitsplatzbedingungen bei

Das solltest du mitbringen:

Du hast eine Hotel- oder kaufm. Ausbildung (min. 2-4 Jahre Berufserfahrung im Bereich Rezeption/Empfang sind von Vorteil)
Du bist sicher im Umgang mit Outlook und verfügst über Kenntnisse der MS Office Programme (Excel, Word, PowerPoint)
Du agierst als empathische, aufmerksame, kommunikative und vertrauenswürdige Schnittstelle innerhalb des Teams und gegenüber externen Ansprechpartnern auf Deutsch und Englisch.
Dein Auftreten ist sicher und souverän
Du bist serviceorientiert, proaktiv und arbeitest gerne eigenverantwortlich selbstständig
Du bist belastbar, organisiert und gut strukturiert